Formas y tendencias del ecosistema laboral

Flexibilidad, mejora en la comunicación, interrelación,  calidad de vida son algunos de los factores que conforman los nuevos espacios de trabajo. Apuntalados por la imagen corporativa y nuevas formas de realizar la tarea, la cultura organizacional asiste a cambios en sus instalaciones.

En el diseño de los espacios de trabajo se produce un mix de diversos factores en donde las necesidades de las personas, la imagen corporativa o bien la formación de equipos se entrecruzan para dar forma a la disposición de la oficina moderna. En esta tarea un grupo de profesionales como arquitectos, ergónomos, diseñadores, ingenieros industriales, entre otros, buscan la mejor ecuación para lograr un balance en el cual los colaboradores puedan desarrollar la tarea y al mismo tiempo se sientan parte de la organización. Lejos de ser un área exclusiva de mantenimiento, o bien una decisión de la alta gerencia, la conformación de los lugares hoy también involucra a recursos humanos y hasta a los propios colaboradores.

Pero también la modalidad de trabajo cambió. Tecnología mediante se afianzan nuevas formas que posibilitan cumplir con los objetivos.  De esta forma se imponen el teletrabajo y el coworking que, con fines diferentes, también rediseñan el espacio de trabajo.

Víctor Feingold, CEO de Contract Workplaces, dice que “estamos en una época particular y la forma en la que se trabaja está cambiando a una gran velocidad de la mano de la tecnología. Somos trabajadores nómades o portables y esto cambia las reglas del juego”. Con oficinas en Argentina, Uruguay, Chile, Perú y México, ofrecen soluciones a empresas como Mercado Libre, Banco Industrial, Nextel, entre otras. Temas como el crecimiento demográfico, el desarrollo de las ciudades y los consecuentes problemas para movilizarse junto con la amplia gama de opciones de comunicación y la descentralización de servicios son las características que señala Feingold al referirse al cambio.

Pero también surgen otros factores como ser el poder contar con un espacio en donde desarrollar una actividad y al mismo tiempo compartir ideas y relacionarse con otras personas sin importar la actividad que se realiza. Es así que los lugares de coworking atraen cada vez más a emprendedores, Pymes y hasta equipos transdisciplinarios de grandes corporaciones. Juan Pablo Russo, cofundador de Urban Station, comenta que cuando comenzaron; hace 6 años, “teníamos la percepción de que nuestros clientes podían venir de lado de los diseñadores. Hoy el público es heterogéneo y uno puede encontrarse con una psicóloga dando una sesión con Skype o equipos de grandes corporaciones trabajando en nuestros lugares”. Tal fue el crecimiento del proyecto que ya cuentan con sucursales ubicadas en puntos estratégicos de Buenos Aires como San Telmo, Palermo, el microcentro y Pilar. Pero también desarrollaron un modelo de franquicia que les permitió llegar a México, Chile y Colombia.

En obra

Al momento de encarar el diseño del lugar de trabajo se deben tener algunas consideraciones. Según Julieta Ferrari, kinesióloga y fisiatra por la UTN y responsable del Área de Ergonomía  de Kiné, “hay que comprender el trabajo que se realiza para actuar y obtener mejor calidad de vida y rentabilidad”. Con esta información la ergonomía se encargará de estudiar la forma en que se deben disponer los objetos y cómo deben ser éstos. “Es necesario hacer un trabajo de campo, hablar con la gente” para saber cómo usan el espacio, dice Ferrari. En este sentido desde Contract diseñaron una metodología propia denominada Work Place Strategy para identificar las necesidades y funciones del nuevo puesto. “Realizamos encuestas a toda la organización, entrevistas,  tomamos en cuenta la identidad de la empresa  porque la oficina es como un cartel publicitario en tres dimensiones. Además nos nutrimos de ejemplos a nivel mundial de la industria para la cual preparamos el trabajo”, dice Feingold.

Desde Great Place to Work Argentina, que toman como base el vínculo entre los jefes y los empleados, señalan al espacio de trabajo como el lugar en donde se desarrolla esta relación. “El diseño del espacio debe tener en cuenta el perfil de la gente que está trabajando, que favorezca la comunicación, que esté alineado con los valores corporativos de la empresa”, dice Valentina Pérez Aguirre; Gerente de Investigación y Desarrollo de la consultora. Al mismo tiempo señala que estos parámetros, que inciden en la calificación como “Mejor lugar para trabajar”, permiten colocar a la persona en el centro y así mejorar su calidad de vida. 

Este involucrar y tener en cuenta a las personas en el diseño de espacios de trabajo genera que “los responsables de Recursos Humanos trabajen como socios del facility manager”, dice Julián Albinati; Director del Programa Facility Management de la Universidad de San Andrés (UdeSA) y miembro de la comisión directiva de la Sociedad Latinoamericana de Facility Managment, porque además de generar un buen espacio para trabajar funcionan como atracción y retención de talento. “En el momento en donde la variable salario está mediado por negociaciones sindicales, las empresas utilizan otros recursos para tener a los mejores”, dice Albinati. El facility managment, que se podría traducir como administrador de instalaciones, es en definitiva el encargado de monitorear y analizar las funcionalidades futuras de un espacio de trabajo. Para el profesor de UdeSA “las obras no se terminan, se abandonan. Atrás viene el facility manager y hace funcionar ese espacio”.  Pero también, según Ferrari, se trabaja en conjunto con el área de seguridad e higiene y con el departamento médico. “Esta metodología permite, desde el aprendizaje ergonómico, que la gente se reincorpore entre diez y treinta días antes a sus tareas”. Por eso desde Kiné, como forma de extensión al buen diseño del espacio, dictan charlas sobre postura corporal tanto en el trabajo como en el hogar.

Recomendaciones

Desde la ergonomía se clasifica, básicamente, a las tareas en aquellas de manejo de peso, las de movimiento repetitivo y los puestos administrativos. Para cada una de ellas existen especificaciones determinadas.

Tomando la última, las administrativas, la especialista de Kiné señala algunos errores que se cometen al momento de seleccionar el mobiliario de una oficina. En este sentido aclara que el escritorio debe permitir mover las piernas de la persona que trabaja y los pies deben estar apoyados en el piso. En cuanto al teclado de la computadora no se deben colocar porta teclados. Además de debe utilizar la profundidad del escritorio para que el antebrazo se encuentre apoyado y evitar, de esta manera, el estrés de muñeca. Por otra parte el monitor debe regularse en altura de forma tal que la pantalla quede justo en donde la cabeza y la vista adquieren una posición recta y erguida. “Cuanto más regulable es un puesto de trabajo es mejor. Nosotros terminamos acomodándonos a las cosas cuando en realidad ellas se deben acomodar a nosotros”, dice Ferrari. Y finaliza diciendo que todos los días, debido a los cambios que se pueden producir al limpiar el puesto de trabajo, se debe tomar tiempo para volver a la regulación ideal de cada persona.

En lo que respecta a la disposición general de la oficina, Feingold remarca que la división por departamentos está dejando de ser tan importante dado que hoy se trabaja más procesos. Otro factor que señala el especialista es tomar conciencia de cuanto y como se usan las salas de reunión, “esto habla de la dinámica de trabajo”, dice el representante de Contract.

Pero también hay que atender factores que hacen a la calidad de vida de las personas en el desarrollo de su tarea. En este sentido la calidad del aire, la iluminación, la temperatura son variables a considerar. “Los espacios se enferman, tal vez no desde lo físico pero sí desde lo psíquico”, dice Feingold. Desde UdeSA hacen hincapié, como complemento, de cuidar la contaminación visual, “una forma es usar carteleras para comunicar, de esta forma se logra orden”, cierra Albinati.

Otro de los componentes que hacen a la calidad del puesto son las denominadas áreas soporte, es decir aquellas que crean lugares en los cuales en principio se puede descansar o relajarse de la tarea. Las llamadas áreas de descanso surgen en la década del 90 con el ideal de la oficina abierta y la introducción de los procesos informáticos. Desaparecen sectores dedicados al archivo de papeles y se comienzan a utilizar el vidrio o los paneles de baja altura para delimitar las oficinas. De esta forma se buscaba la integración de las diferentes personas y el trabajo en equipo. Hoy este deseo se ve motorizado por las áreas de encuentro. En estos lugares no es raro encontrar desde una mesa de ping pong o alguna consola de video.  En realidad de lo que se trata es que la gente se relaciones y pueda distenderse para continuar con su tarea.  Para Feingold “es un tema cultural que va evolucionando. Antes la cafetería estaba en el lugar más incómodo porque no querían que la gente se instale a tomar café y pierda tiempo. Hoy están en el mejor lugar de la oficina donde la gente se puede sentar a hablar. Se entendió que pasan cosas en el break que son importantes”.

Un ejemplo de este tipo de oficinas lo constituye Mercado Libre. El portal de comercio electrónico tiene 14.000 M2 distribuidos en Buenos Aires, Córdoba y San Luis y emplea a 900 personas. Lucila Siboldi Bengolea, Supervisora de Office Management de Mercado Libre, dice que el diseño se guió por la idea de “democratizar el espacio, somos una empresa de puertas abiertas”. Al tiempo que describe que todos los puestos son iguales “el CEO o la persona que recién ingresa a la compañía tienen el mismo escritorio”. En cuanto al equipamiento decidieron ambientarlo con un “toque hogareño”, de esta forma es posible encontrar cortinas de lino, madera y almohadones. “En el perímetro están los escritorios para que reciban la luz natural y en el centro las áreas de reunión y descanso”. Otra característica es que en aquellos lugares en donde las oficinas se extienden en dos plantas, se cancela el ascensor y se construye una escalera interna para permitir el paso de un sector al otro. “De esta forma fomentamos que la gente se encuentre”, dice Bengolea. Todas estas decisiones en realidad surgen de las encuestas y los comentarios de los propios empleados. “Ellos son los que usan las instalaciones y por eso las valoramos tanto”, finaliza la responsable de Mercado Libre.

Otro ejemplo lo constituyen las oficinas que desde hace casi dos años tiene SC Johnson en la zona norte de Buenos Aires. El edificio fue certificado con las normas Leed (Leadership in Energy & Environmental Design) en la categoría Gold desde su proceso de construcción.  Estas normas establecen procesos que guían la edificación y diseño de edificios para que éstos sean sustentables desde el punto de vista económico y ambiental.

Entre las particularidades que presentan las oficinas de Johnson, Daniel Lucarella, Director de Recursos Humanos de SC Johnson, señala que todos los espacios cuentan con luz natural y el sistema de iluminación artificial regula en forma automática la cantidad de luz necesaria para realizar la tarea. Además los servicios de refrigeración funcionan con energía solar. “La certificación fue una decisión corporativa y se trabajó para mejorar los espacios de trabajo y el cuidado del ambiente. Estas características ya estaban presentes en la casa matriz de la empresa. Siempre se cuidó mucho el tema de la arquitectura, el entorno y el bienestar de las personas”. Al tiempo que recuerda que la construcción norteamericana fue diseñada por el arquitecto Frank Lloyd  Wright, precursor de la llamada arquitectura orgánica, quien fue responsable de obras como el Museo Guggenheim de Nueva York. Esta corriente arquitectónica justamente pone el énfasis en la integración del entorno con el nuevo edificio generando armonía entre naturaleza y construcción.

En cuanto al interior de las oficinas y su disposición, Lucarella comenta que se buscó generar una vista abierta mediante el uso de paneles de vidrio para las oficinas gerenciales y se crearon grandes plantas libres para favorecer la movilidad de las personas. El mobiliario es ergonómico y se dispusieron lugares con sillas altas para que la gente pueda decidir trabajar de pie o bien tener una reunión informal en estos espacios. “Mejoró mucho el clima de trabajo. La espacialidad nos dio una sensación que permite bajar las revoluciones”, dice el Director de RRHH.

Entre los servicios con los que cuentan los empleados se pueden destacar el jardín maternal, el estacionamiento cubierto para todos los empleados, lugares de esparcimiento, cafetería, entre otros. “El fin del edificio es mejorar la vida de los empleados y hacer la tarea más eficiente”, finaliza Lucarella.

Tendencias

Con el ingreso de nuevas generaciones a las organizaciones se producen cambios culturales que modifican el entorno laboral, pero también la forma en que se realiza la tarea. Es así como hoy es posible encontrar lactarios, gimnasios, máquinas expendedoras de alimentos saludables, entre otros. “Antes una oficina Clase B contemplaba solamente tener un espacio para agua y café, hoy el nivel de servicios es mayor”, dice Albinati y ejemplifica que por ley las empresas en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires deben entregar frutas a los colaboradores. Pero también señala que hay mayores costos que en realidad no son tales dado que el rendimiento de la gente mejora y por ende su productividad.

Otra tendencia es la de no asignar un escritorio fijo a las personas, sino que éstas llegan a su puesto y eligen donde sentarse. “Antes había una cosa de control que ahora no está presente. La persona llega y se sienta donde más le gusta y esto aumenta el compromiso”, dice Pérez Aguirre.

En esta búsqueda de nuevos escenarios para mejorar la productividad y el clima laboral, los espacios de coworking se posicionaron como lugares tanto de emprendedores y Pymes como de grandes empresas. Martín Frankel, que en el 2009 fundó ÁreaTres y hoy cuenta con tres locaciones en el barrio de Palermo, dice que entre sus clientes se encuentran corporaciones que alquilan su espacio para formar equipos de trabajo con el foco en la innovación. “El concepto de coworking fue evolucionando, hoy se pone mucho el acento en lo que es la comunidad que se genera en estos lugares. Las empresas y los emprendedores se relacionan y se nutren unos de otros”.

Los espacios de coworking trabajan por medio de una membresía que permite utilizar cualquiera de las locaciones y se puede acceder tanto a lugares más privados con salas de reunión o bien a espacios comunes en donde se conecta la notebook y se puede comenzar a trabajar. “Todos los muebles, tanto de las oficinas como de los espacios comunes, tienen ruedas es decir que se arman de la forma que más le convenga al cliente”. Otra tendencia que está comenzando a utilizarse en Argentina es el standing task (trabajar parado). “Hace siete años en Silicon Valley se comenzó a imponer esto, nosotros lo estudiamos y diseñamos especialmente el mobiliario para poder ofrecerles esta modalidad a los clientes. El objetivo es mejorar la posición y beneficiar la salud al pararse y moverse”, dice Frankel.

Aprovechando la ventaja de poder mover los escritorios y mesas, y como forma de maximizar el espacio al tiempo que se agregan beneficios para los asistentes, Frankel recuerda que en las horas donde baja la afluencia de personas que están trabajando se programan capacitaciones o charlas motivadoras.

Un punto fundamental en AreaTres lo constituyen los lugares de esparcimiento al aire libre, “sirven para cortar un poco, cargar pilas e intercambiar ideas”, dice Frankel. Además adelanta que para el segundo trimestre del año inaugurará un nuevo local que tendrá 5.000 M2 y contará con mesas de ping pong  y hasta una sala para dormir la siesta. “Si se quiere subir la propuesta hay que sumar servicios”, finaliza Frankel.

Esta idea de brindar comodidades también está presente en el local de Palermo Hollywood de Urban Station. Ubicado en el polo audiovisual de la Ciudad, decidieron generar un entorno temático. “Tenemos sala de edición que se puede alquilar, un microcine con gradas y salas de producción”, comenta Russo. De esta forma las productoras de ese barrio porteño tienen la ventaja de contar con estos lugares para nuevas presentaciones o bien para albergar a los colegas extranjeros en el momento de realizar una coproducción. “También lo utilizan como locación para filmar”, agrega.

El concepto de diseño que está presente en Urban Station es el de “democratizar la oficina y que el lugar produzca diferentes estímulos”. En este sentido se trabajó en crear plantas flexibles que favorezcan la interacción de los clientes. Se eligió el color amarillo para decorar el lugar, “irradia energía, te indica algo, por donde pueden estar pasando las cosas”, dice Russo y como complemento el rojo. En cuanto al mobiliario, y luego de consultar a arquitectos; escenógrafos y decoradores, el trabajo fue encargado a un estudio de ingeniería industrial. “Buscábamos que los muebles reflejen esa flexibilidad que debía tener el lugar”.

Despacho, oficina, cubículo parecieran hoy ya no ser apropiados para nombrar a los espacios de trabajo. Un entramado de servicios, relaciones, colores, luz natural, calidad de aire se mezclan para dar paso a un nuevo concepto de planta abierta y flexible. Tal vez, como dice Albinati, la palabra más cercana sea barrio, el barrio de Marketing, de Legales, de Recursos Humanos. Esta denominación, lejos de ser caprichosa, justamente remite a la pertenencia; a las relaciones; a lo conocido; al intercambio conformando un ecosistema en donde el bienestar personal redunda en la mejora de la producción, la calidad y la innovación.

Publicado en Anuario Editorial Dossier 2015